¿ Cuando es necesario un jefe de proyecto ?

Esta es una pregunta, para la cual tendremos tantas respuestas como personas preguntemos. Si preguntamos a un proveedor de software, dirá que siempre; si preguntamos a un cliente, dirá que nunca; si preguntamos a un consultor dirá que lo necesitamos para facturar; y la verdad es que no hay una regla clara y cada equipo a gestionar y cada proyecto a liderar son diferentes, y como tales, necesitan de configuraciones de gestión diferentes.

Haciendo alusión al video del post – “Make change happen” – en todo proyecto debe haber una o varias personas que se preocupen de conseguir el objetivo del proyecto, tomando decisiones en pro de conseguir el objetivo marcado. Esta responsabilidad, son típicas responsabilidad de las personas denominadas jefes de proyectos, que usando las herramientas que crea oportuno, identificará los riesgos del proyecto, definirá planes de contingencia, coordinará actividades entre los equipos y al final asegurará que las actividades agendadas, se realizan según el plan acordado (hablaremos de estas herramientas en otro artículo). Todo lo que acabo de citar es necesario, independientemente del tipo de proyecto, lo que será diferente en el tiempo requerido en cada proyecto; es decir, comenzamos a ver que la coordinación de actividades y la toma de decisiones en pro de un objetivo son necesarios independientemente del tamaño del proyecto.

En este momento llegamos a uno de los puntos calientes alrededor de la jefatura de proyectos - ¿es necesaria la jefatura de proyectos en proyectos medianos / pequeños?

 

¿Es necesaria la jefatura de proyectos en proyectos medianos / pequeños?

 

La respuesta es clara y contundente – ¡¡ SI!! -  lo que hay que aclarar, es quien asuma esas responsabilidades.

Las opciones son varias: a.) lo asume una de las personas implicados: consultor y/o usuario clave, b.) lo pone el cliente, c.) se subcontrata a una empresa externa. En resumen, la jefatura de proyecto siempre es necesaria, aunque sean un mínimo de horas, y lo que se debe aclarar es quien asume esas tareas. Usted señor cliente, lo que debe tener claro es si en su organización, las personas que involucra en cada uno de sus proyectos puede asumir esas responsabilidades; si la respuesta es no, deberá buscar esos skills fuera de su compañía, por lo tanto, la siguiente pregunta a responder es ¿el jefe de proyecto debe ser interno o externo?; veamos pros y contras.

 

¿El jefe de proyecto debe ser interno o externo?

 

Para contestar a esta pregunta, debemos valorar varios los siguientes aspectos: 1. Intereses financieros; 2. Cualificación de las personas que asumirán las tareas de jefatura de proyecto, 3. Coste & beneficio

Intereses Financieros

En el día a día, observamos en los proyectos que las decisiones alrededor de la jefatura de proyectos, se toma únicamente pensando en los intereses financieros de las compañías involucradas, no quiero decir que esta no es una variable a tener en cuenta, pero pensar que es la única, es un error demasiado grande, como para cometerlo sin pagar un elevado precio durante la ejecución del proyecto. Si la decisión se basa, solo en el aspecto financiero, la respuesta siempre será, que deben existir tantos jefes de proyecto como organizaciones estén involucradas en el desarrollo de un proyecto. No hay que pensar que esta es una decisión errónea, de hecho, para proyectos grandes, tendrá muchas ventajas. Lo que quiero aclarar aquí es, si esta decisión en la más apropiada para proyecto medianos / pequeños, que son los que típicamente se realizan sin jefatura de proyecto “oficial”, con el consecuente riesgo de no consecución de objetivo en el proyecto, si nadie se ha preocupado de asignar esa responsabilidad a alguno de las personas involucradas en el proyecto.

Cualificación de las personas

Otra variable que se debe evaluar, en este caso por parte de las empresas, es si su personal está cualificado para ejercer labores de jefatura de proyecto. Por supuesto, que harán lo imposible por cuidar los intereses de su empresa, pero esto no significa que tengan la formación correcta para ejercer las responsabilidades alrededor de la jefatura de proyecto.

Próximamente incluiremos un artículo en el que explicaremos detalladamente todo lo que un jefe de proyecto debe asumir; desde la coordinación de los miembros de los equipos, hasta la gestión de las relaciones personales para asegurar que nada afecta al desarrollo del proyecto.

Coste & Beneficio

Y la última variable que pongo en la mesa es para los proveedores de software, ya que antes de imponer un jefe de proyecto a un proyecto, deberían evaluar el coste & beneficio que esto implica, puesto que añadir un jefe de proyecto a su equipo, le hace ganar “seguridad”, pero le hace perder competitividad a nivel de precio. Si el único punto que quieren cuidar es el aspecto financiero, puede aplicarse otras medidas que no impacten en su competitividad.

 

En conclusión, la definición de la jefatura de proyecto es uno de los principales pilares de su proyecto, por lo que deben evaluarse cuidadosamente cada uno de los aspectos anteriormente citados y escoger el escenario más equilibrado en que se maximice el porcentaje de éxito del proyecto, que es el fin ultimo que deben tener todos los participantes del proyecto y en especial el/los jefes de proyectos.

Para asegurar que las decisiones alrededor de este tema son correctas, es importante que las personas encargadas de hacerlo tengan puntos de vista lo más objetivos posible, por lo que es aconsejable que no estén directamente involucrados en la ejecución del proyecto, evaluando si es necesario la participación de unas o varias personas que no pertenezcan a ninguna de las compañías que participarán en la ejecución del proyecto.

Como siempre, quedamos a su disposición para cualquier aclaración y/o ayuda que puede requerir de nosotros.